Что такое кофе-брейк и как правильно его организовать?

Как показывают опросы, большинство людей ходят на конференции и другие отраслевые мероприятия не за знаниями, а ради новых полезных контактов. С коллегами и потенциальными деловыми партнерами лучше знакомиться не на самой лекции, а за чашкой кофе в перерыве. Хотите, чтобы ваши мероприятия всегда пользовались популярностью? Позаботьтесь об организации правильного кофе-брейка, позволяющего участникам пообщаться в непринужденной обстановке. Рассказываем, что для этого нужно.

Что такое кофе-брейк?

С английского термин переводится как перерыв на кофе. Во всем мире кофе-брейк считается обязательным пунктом в расписании конференций, многочасовых совещаний, долгих обучающих семинаров. Если мероприятие длится от 3–4 часов и больше, короткая пауза просто необходима. Во время нее участники могут уложить в голове полученную информацию, в неформальной обстановке пообщаться друг с другом. Не помешает легкий перекус, стакан воды или чашка горячего напитка. Они не вызовут сонливости, как плотный тяжелый обед, но помогут сосредоточиться на словах спикера, а не чувстве голода или жажды.

Место проведения

Кофе-брейк обычно длится от 20 минут до часа. Чтобы гостям не пришлось тратить часть этого времени на дорогу до кафе, столы с горячими напитками и закусками накрывают рядом с лекционным залом или кабинетом для совещаний. Не страшно, если там нет подходящей мебели. Компания, организующая кофе-брейк под ключ, привезет все необходимое.

Перерыв на кофе проводят в формате фуршета, а не банкета. В помещении ставят один или несколько длинных столов с едой и напитками. Иногда дополнительно расставляют маленькие коктейльные столики, за которыми гости стоят, а не сидят, но это не обязательно.

Участники мероприятия подходят к фуршетному столу, самостоятельно выбирают закуски, наливают чай и кофе. Едят и пьют стоя, банкетная рассадка не предусмотрена. Такой формат позволяет гостям свободно перемещаться по залу с чашкой кофе, выбирать, с кем завести разговор.

Еда и напитки

Кофе-брейк не подразумевает долгого нахождения за столом. Участники мероприятия выпивают чашку горячего напитка, обмениваются визитками и возвращаются в лекционный зал. За короткое время они должны успеть перекусить, утолить жажду и пообщаться. Поэтому на столы обычно ставят:

• готовые горячие напитки в термосах — уже сваренный кофе, заваренный черный или зеленый чай;
• питьевую воду в отдельных бутылках — с газом или без;
• легкие закуски, которые удобно есть стоя, без ножа и вилки — сэндвичи, канапе, заранее нарезанную выпечку;
• десерты — порционные, которые не нужно резать.

Сервировку дополняют нарезанным лимоном для чая, порционными сливками для кофе, сахаром в бумажных пакетиках. На столы сразу выставляют чистые чашки и блюдца, ложки или пластиковые размешиватели. Важно, чтобы посуды и угощения хватило всем гостям.

Гибкий формат кофе-брейка позволяет подавать на стол только десерты и выпечку. Или предлагать гостям широкий выбор сытных холодных закусок. При составлении меню учитывают:

• бюджет;
• длительность мероприятия в целом;
• время его проведения — первая или вторая половина дня;
• запланированное количество перерывов.

Приветственный утренний кофе-брейк может быть легким и сладким. Перерыв, заменяющий обед, — более сытным и разнообразным.

Обслуживание

Классический кофе-брейк не подразумевает участия официантов. Гости сами наливают кофе и чай из термосов, накладывают еду на тарелки. Можно привлечь персонал, чтобы:

• разливать горячие напитки по запросу гостей;
• предлагать гуляющим по залу закуски с подносов.

Нужно ли звать официантов? Где брать посуду и мебель? Как рассчитать нужное количество еды и напитков для участников конференции? Все это не ваша проблема, если вы заказываете кофе-брейк под ключ в Mosfurshet catering. Просто оставьте заявку — наши специалисты возьмут организацию перерыва на себя.